ZorgSaam is een zorggroep met meerdere locaties in Zeeland. Fysiek contact met de patiënt is uitdagend gebleken gedurende de coronapandemie. Daarnaast zijn de de afstanden tot het ziekenhuis voor veel patiënten in Zeeland groot. Om die uitdagingen het hoofd te bieden heeft het ziekenhuis samen met Rapid Circle de mogelijkheid tot videoconsults gerealiseerd. Hiervoor is in slechts drie maanden tijd een veilige koppeling gemaakt tussen het Elektronisch Patiëntendossier, Microsoft Teams en het patiëntenportaal.
Net als bij de meeste zorgverleners zorgde de start van de coronapandemie in Nederland voor een flinke uitdaging bij ZorgSaam. Hoe blijf je in contact met je patiënten terwijl je het risico op een corona-uitbraak beperkt wil houden? In eerste instantie vond een deel van de consulten van de zorggroep telefonisch plaats, maar daarin liepen behandelaars al snel tegen beperkingen aan. Robin Martens is beleidsadviseur innovatie bij ZorgSaam, hij vertelt over de beperkingen van die telefonische consults: “Een belangrijk onderdeel van de zorg is het persoonlijke contact met je patiënt. Daarbij is het voor medisch specialisten in veel disciplines nodig om een compleet beeld te krijgen van de patiënt. Naast het verhaal dat de patiënt vertelt, is een klinische blik ook belangrijk, welke indruk maakt de patiënt op de arts of verpleegkundige. Op basis van patroonherkenning worden dan bepaalde beslissingen genomen.”
Het duurde niet lang voordat het ziekenhuis besloot om over te schakelen naar videoconsults. Martens vertelt hoe de uitdaging niet zozeer lag in het bedenken van de oplossing, maar de implementatie ervan. “De technologie voor beeldbellen was al vergevorderd, maar hoe zorg je ervoor dat je op veilige wijze in contact komt met de patiënt, hoe richt je dit in zodat er een koppeling bestaat met de patiëntgegevens en hoe zorg je ervoor dat collega’s de oplossing ook daadwerkelijk gebruiken?”
Inbellen vanuit patiëntenportaal
Voor antwoorden op die vragen zocht ZorgSaam de samenwerking met Microsoft-partner Rapid Circle. Zij stelden een team samen waarin met vier specialisten werd gewerkt aan de implementatie van beeldbellen binnen ZorgSaam. Voor de gebruikers in het ziekenhuis is een koppeling gemaakt tussen het elektronisch patiëntendossier van HiX en Microsoft Teams. Aan de patiëntkant is er een koppeling gerealiseerd tussen het patiëntenportaal van ZorgSaam en Teams. De patiënt logt in op het patiëntenportaal, en kan via het aankomende afsprakenoverzicht de videoafspraak aanklikken. Zodra dit gebeurt komt de patiënt in de virtuele wachtkamer terecht en wordt op de achtergrond Teams aangeroepen, waarna het videoconsult kan plaatsvinden.
Aan de hardwarekant is een grondige inventarisatie gedaan van de situatie bij de deelnemende afdelingen. Verouderde thin clients werden vervangen, en waar nodig werden webcams geïnstalleerd om het beeldbellen mogelijk te maken. Tegelijkertijd heeft het ziekenhuis een voorraad aangelegd van webcams zodat nieuwe deelnemers snel kunnen worden aangesloten.
Eerdere ervaringen met verandertraject cruciaal
Binnen drie maanden na de start van het traject is de benodigde koppeling gerealiseerd. Daarna is binnen ZorgSaam gestart met een pilot onder een aantal specialismen. Martens: “De pilot is voor ons erg leerzaam geweest. Zo hadden sommige patiënten extra toelichting nodig over de videoconsulten. Zaken die soms vanzelfsprekend lijken, zoals toegang tot DigiD of een computer met camera en microfoon zijn dat - met name voor wat oudere patiënten - niet. Om de patiënten hierbij te ondersteunen hebben we ze vooraf instructies op papier meegegeven, zodat ze beter voorbereid aan een videoconsult beginnen.” Tijdens de pilot is aandacht besteed aan de interne acceptatie, door de inzet van collega’s die tijdens de pilot over de afdelingen liepen en beschikbaar waren voor vragen over de videoconsults. Martens: “Hierin was de rol van Rapid Circle, die ruime ervaring hebben met dit soort trajecten in de zorg, cruciaal. Naast de technische kennis hebben ze ons ook als organisatie begeleid in de uitrol en ingebruikname hiervan, door ons voor te bereiden op de vragen die gingen komen. Dat maakt dat de adaptatie soepel verloopt.”
Goed beeld en geluid blijven aandachtspunt
Na de pilotfase zijn de puntjes op de i gezet en hebben er inmiddels honderden videoconsults plaatsgevonden. Martens: “Het is afhankelijk van het medisch specialisme in hoeverre de consults grootschalig worden gebruikt. Bij de kindergeneeskunde wordt bijvoorbeeld standaard gewicht, lengte en bloeddruk gemeten waardoor een fysiek bezoek de voorkeur heeft. Maar bij medische psychologie speelt dit minder en wordt sneller gekozen voor een videoconsult. Daarbij blijven beeld en geluid grote aandachtspunten. Als die van goede kwaliteit zijn zien we vaak dat het consult ook door beide partijen als prettig en bruikbaar wordt ervaren. Zodra dat minder wordt, merken we dat dit ook meteen knelpunt is. Helemaal voorkomen kunnen we het niet, omdat we geen invloed hebben op apparatuur en internetverbinding van de patiënten, maar we hebben er wel voor gezorgd dat de infrastructuur aan onze kant geen beperkende factor meer is.”Door het afschaffen van een groot deel van de coronamaatregelen is het aantal consults iets gedaald; dit was door het ziekenhuis ingecalculeerd, en die terugval blijft beperkt. Martens: “Dat geeft aan dat zowel de specialisten als de patiënten het videoconsult blijvend als waardevolle toevoeging zien. In het dunbevolkte gebied waarin wij actief zijn moeten sommige patiënten lang reizen voor een afspraak. Een videoconsult kan uitkomst bieden. Daarnaast verlangen zorgverzekeraars dat we in de komende jaren 25 procent van onze consulten een telefonisch of videoconsult is. Bij ZorgSaam ligt een solide basis en als de vraag van patiënt, de behandelaar of de zorgverzekeraar toeneemt kunnen we moeiteloos opschalen.”
Blijf op de hoogte en ontvang meer succesverhalen
