Onze rots in de branding: Shirley de Meij 

De eerste werkdag

De rol van een Office Manager? Dat is niet in één zin uit te leggen. En terecht, want eerst organiseer je een event, daarna beheer je de agenda van de CEO. Vervolgens verder met het regelen van een verblijf voor onze collega’s uit India of Australië, die tijdelijk op ons kantoor in Nederland komen werken. Haar dagen zijn erg veelzijdig en dat is ook precies wat haar werk zo leuk maakt! Als voorbeeld vertelt ze over haar eerste dag bij Rapid Circle.

“Tijdens mijn eerste dag had Rapid Circle al vier maanden geen Office Manager, dus je kunt je voorstellen: er was werk aan de winkel! Ze bestonden ondertussen al 11 jaar, maar waren nog druk met het organiseren van een global team weekend om hun 10-jarig bestaan te vieren. Mijn eerste taak: de reis naar India organiseren, om daar alle collega’s van Australië, India en Nederland samen te brengen en het jubileum te vieren. Dat is natuurlijk geen taak die wekelijks terugkomt, dus dat was hartstikke leuk. Daarnaast was het ook de allereerste keer dat ik zoiets deed, dus ik werd gelijk in het diepe gegooid.”

Ook een beetje eventmanager

"Verder is mijn grootste taak het organiseren van de maandelijkse Gathering: van locatie plannen, catering regelen, iedereen laten weten hoe en wat, achter iedereen aanzitten om te zorgen dat de presentaties af zijn tot het organiseren van een leuke borrel na afloop (nu uiteraard online). Daar ben ik wekelijks mee bezig, dus eigenlijk ben ik ook een beetje eventmanager. Daarnaast beheer ik de agenda van voornamelijk Wilco en Harold, dus een beetje sparren met secretaresses en Office Managers van andere locaties om te kijken of er nog een plekje is in de drukke agenda’s.”

In verbinding met het hele bedrijf

Het uitbundige enthousiasme van Shirley is precies wat wij zochten in de rol van Office Manager bij Rapid Circle. Het geeft ons voldoening te zien dat onze medewerkers het naar hun zin hebben en trots zijn op de functie die zij uitoefenen. “Wat mijn rol zo leuk maakt is het continue schakelen: het ene moment ben ik een event aan het regelen, het andere moment neem ik de telefoon op om vragen te beantwoorden van een potentiële klant. Op een dag ben ik allerlei ballen in de lucht aan het houden, en dat is voor mij juist de uitdaging. Die voortdurende verandering maakt dat ik het werk echt leuk vind, en nog steeds graag doe. Wat ook leuk is, is dat ik met het hele bedrijf in verbinding sta. Ik werk met de huismeester tot de CEO, en iedereen daartussen. Ik krijg er veel energie van om met iedereen in contact te staan.”

Geen uitdagingen, maar leermomenten

Thuiswerken is nog steeds de norm. Het is geruststellend voor ons bij Rapid Circle om te zien hoe iedereen er ook thuis het beste van maakt. Hoewel Shirley’s eettafel haar werkplek is geworden, heeft zij wel het initiatief genomen ook een onderdeel van kantoor mee naar huis te nemen. En dat is? Jazeker, de koffie. Er is altijd meer dan genoeg koffie aanwezig. We zijn er weg van!

“Ik denk dat het wel meer een uitdaging wordt als we straks weer allemaal op kantoor mogen werken, omdat we natuurlijk in aantal verdriedubbeld zijn. De eventlocaties moeten een slag groter zijn, en het is ook een uitdaging om ervoor te zorgen dat iedereen met elkaar in contact komt. Ook heb ik nu voor het eerst een collega Office Manager. Ik verheug me enorm om met diegene te kunnen sparren en samen dingen te organiseren. Ook is het een goed moment om onze kennis te bundelen en van elkaar te leren.”