Eén virtuele computer onderhouden, in plaats van honderden fysieke computers

Azure maakt het leven van docent, student en IT'er eenvoudiger

Grote onderwijsinstellingen nemen veel van hun toetsen af in grote zalen met vaste computers, allemaal voorzien van een speciale werkomgeving. Een paar keer per jaar, in de tentamenperiodes, stromen deze zalen vol met studenten en wordt een groot aantal vakken getoetst.

Een paar keer per jaar de mogelijkheid hebben om toetsen af te nemen, op duizend of meer computers die allemaal individueel onderhouden moeten worden. De meeste onderwijsinstellingen werken nog steeds met zalen vol individueel ingerichte toetscomputers. Maar dat is niet meer van deze tijd. Modern onderwijs heeft een betere oplossing nodig.

Digitaal toetsen: hoe het zou moeten zijn

Deze massale, rigide manier van toetsen past niet meer bij de huidige drang naar dynamiek en maatwerk. Studenten willen hun eigen studietempo kunnen bepalen en docenten staan onder druk om sneller en efficiënter afstudeerders ‘af te leveren’. Het beheer van honderden toetscomputers is bovendien arbeidsintensief en complex. De samenwerkende Facilities Services van de Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam wilden graag de mogelijkheid voor meer, flexibeler in te plannen toetsmomenten met kleinere groepen op kleinere locaties. Op de langere termijn zou ook het maken van tentamens vanuit huis tot de mogelijkheden kunnen behoren. Ook moesten de beheerkosten omlaag. Op basis van die eisen ontwikkelden wij de Cloud Toetsomgeving, een manier van flexibel, veilig en kosteneffectief digitaal toetsen.

Afgeschermde, veilige omgeving

Flexibiliteit is mooi, maar beveiliging is natuurlijk essentieel bij een toetsomgeving. Om betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van een toets te waarborgen, moet je hem afnemen in een afgeschermde omgeving. Maar voor het maken van toetsen zijn veel verschillende apps nodig. Denk aan tekentools, ontwerpprogramma’s of programmeeromgevingen. Veel van deze apps hebben ingebouwde communicatiemogelijkheden die tijdens een toets geblokkeerd moeten worden, zonder de verdere werking van de app te verstoren. Ook netwerkverkeer moet streng gemonitord en beheerd worden, zonder de toetsfunctionaliteit te hinderen. Dit moet allemaal 100% waterdicht zijn en de veiligheid van de toetsomgeving wordt daarom volgens strenge richtlijnen getest.

Virtuele desktops in de cloud

Om deze complexe uitdaging op te lossen, zijn we met Microsoft om tafel gaan zitten. Uit die sessies kwam een oplossing op basis van Azure Virtual Desktop. Azure Virtual Desktop (voorheen Windows Virtual Desktop) is bedoeld om het werken met virtuele desktops, een veilige en goed schaalbare manier van device-onafhankelijk werken, naar de cloud te brengen. De recente populariteit van deze oplossing is een teken dat de remote desktop-wereld aan het veranderen is. Voor de coronacrisis hadden de meeste organisaties nog een voorkeur voor eigen, on-premises remote desktops, bijvoorbeeld van Citrix of VMWare. Met de toenemende adoptie van cloud zien we ook steeds meer organisaties overstappen naar virtual desktops in de cloud.

De voordelen op het gebied van schaalbaarheid, veiligheid en beheer zijn groot, omdat er helemaal geen on-premises infrastructuur meer wordt gebruikt. De verantwoordelijkheid voor beschikbaarheid, performance, technisch onderhoud en security ligt volledig bij Microsoft.

Standaard bouwblokken

De technische oplossing die we uitwerkten was er vooral op gericht om complexiteit en onderhoud tot een minimum te beperken. Daarom werkten we zo veel mogelijk met standaardbouwblokken uit Microsoft 365 en Azure. Dat die standaardoplossingen van Microsoft beperkingen hebben, dat wisten we. Op basis van eerdere ervaringen hebben we bij Rapid Circle een automation framework ontwikkeld dat geautomatiseerd zorgt voor de provisioning en het beheer van de Azure-infrastructuur.

Verder is het systeem gebaseerd op Dataverse, een standaard database-oplossing in Microsoft 365, en PowerApps. Dat geeft het systeem een solide, onderhoudsvrije basis wat betreft het opslaan en invoeren van data.

Zelf een tentamen plannen

Onderwijspersoneel kan via de powerapp die we maakten helemaal zelf, zonder tussenkomst van IT, een examen plannen en uitvoeren. In de app vult je in welke toets moet worden afgenomen, van welke studenten en op welke datum. De app zet, via ons framework, de scripts aan het werk die de virtuele desktops klaarzetten. De machines die gebruikt worden bestaan maar 2 dagen (de rest van de tijd geen kosten) en hebben altijd dezelfde configuratie. Ze worden steeds opnieuw gemaakt vanaf 1 standaard image. De IT-beheerders hoeven dus nog maar één computer te onderhouden, in plaats van duizenden.

De virtuele toetscomputers zijn alleen actief als er een toets is. Dit geeft een grote kostenreductie, want op de meeste dagen van het jaar zijn er geen toetsen en dus ook geen virtuele machines nodig. Voor docenten is er ook permanent een testomgeving beschikbaar, die ze vanuit huis of kantoor kunnen gebruiken.

Zo min mogelijk code

Op het Microsoft 365-platform kun je veel voor elkaar krijgen, zonder al te veel code te schrijven. Voor een aantal standaardzaken hebben we dus flows en Power Apps ingezet in dit project. Het automation framework zorgt voor alles wat gedaan moet worden op het gebied van infrastructuur.

Flexibel toetsen, 30-50% minder onderhoud

De nieuwe flexibiliteit geeft studenten meer vrijheid krijgen om hun eigen studietempo te bepalen en te kiezen uit meer toetslocaties. Docenten kunnen studenten die sneller willen én studenten die iets meer tijd nodig hebben de ruimte geven. Dat maakt het leerproces efficiënter en zorgt uiteindelijk dat studenten sneller afstuderen.

Maar ook de organisatie profiteert van de nieuwe opzet, omdat onderhoud veel eenvoudiger wordt. Niet alleen verschuiven de meeste technische verantwoordelijkheden verschuiven naar Microsoft, er hoeven op de computers nu alleen nog maar een besturingssysteem en een browser te staan. Alle apps zijn naar de cloud-pc verhuisd, die alleen bestaat als er een toets is. De rest van de tijd worden de cloud desktops afgeschaald en kosten ze ook niets. Al met al levert dat Facilities Services, de verantwoordelijke afdeling, een besparing op onderhoudskosten op van 30-50%.

De technische grenzen zijn verdwenen...

De nieuwe manier van werken vraagt wel een aanpassing van de IT-organisatie. Het werk verschuift van techniek naar functioneel inrichten en beheren en het technische werk dat overblijft vereist andere technische kennis. Het traditionele beheer wordt grotendeels geautomatiseerd. Omdat dat voor veel mensen een hele grote verandering is, zijn adoptie en communicatie enorm belangrijk bij het invoeren van een Cloud Toetsomgeving. Maar doe je dit succesvol, dan kan deze cutting edge technologie het onderwijs en het dagelijks leven van studenten, docenten en beheerders echt beter maken. Met het nieuwe platform verdwijnen de technische grenzen en bepalen de mensen van voortaan zelf wat de grenzen zijn en hoe flexibel ze willen omgaan met toetsen.

Meer weten over de Cloud Toetsomgeving?

Meer weten over de Cloud Toetsomgeving? Bekijk het webinar waarin de makers van de oplossing, Pieter Essing (Project Manager Onboard Collaboration) en Bert Natenstedt (Business Consultant) laten zien hoe de Cloud Toetsomgeving werkt en hoe je het succesvol in gebruik neemt.

2. Een Cloud Workplace wordt beheerd vanuit de cloud. Beheer wordt slimmer en minder tijdsintensief

Wanneer IT-beheerders meer met proactief beheer en beveiliging bezig zijn, dan wordt hun werk leuker. Sterker nog, zij kunnen zich gaan richten op allerlei mooie dingen voor de organisatie, waar ze nu niet aan toekomen. Zoals het doorvoeren van veranderingen en meer tijd om de business te ondersteunen. Ook wordt de dienstverlening naar de medewerkers beter, doordat issues worden voorkomen of sneller zijn opgelost Hoe je precies die verandering naar een regie-organisatie doorzet vertelt David van Dijk in dit webinar.

3. Een Cloud Workplace levert een grote stap voorwaarts in beveiligingsniveau

In de oude situatie bevinden servers zich on-premise achter een firewall. Dat maakt beveiliging eenvoudig. Maar nu je connected bent met het internet en werk van buiten de muren wordt ondersteund, wordt beveiliging een stuk moeilijker en kwaadwillenden steeds geavanceerder. Microsoft doet er alles aan om te zorgen dat je data, werkplek en datacenter veilig is in de Cloud. Dit doet zij op basis van de laatste Microsoft security technologie en op basis van nieuwe technologieën zoals AI. Wil je weten of jouw organisatie voldoende beveiligd is? Lees er meer over in deze blog.

4. Applicaties worden vernieuwd en 'versaast' en daarmee ook data vrijgespeeld

Door de werkplek vanuit de cloud te beheren speel je data vrij en moderniseer je idealiter ook je applicatielandschap. Het proces gaat langzaam, stapje voor stapje, daarom kan je er maar beter nu mee starten. Hoe? Dat leer je in dit webinar.

5. Een Cloud Werkplek stimuleert innovatie

Wanneer data beter en veilig kan worden gecombineerd, kan je data efficiënt verzamelen en organiseren tot slimme data. En wanneer je dit goed inzet kan je betere beslissingen maken om sneller om verbeteringen en innovaties door te voeren. Zo voorkom je bijvoorbeeld dubbel werk en kan je diensten anders uitvoeren. Een voorbeeld van een zorgorganisatie die hier slim mee omging is Arkin. In dit webinar vertellen we je hoe zij omgaan met innovatie.

6. Met een Cloud Workplace werk je doorlopend aan slimmer werken

Efficiënte medewerkers, dat wil iedereen. Met doorlopende adoptie, meten van gedragsverandering op de werkplek en de digitale adoptie-coach, worden medewerkers doorlopend geleerd slimmer te werken. Het mooie is, dat doen ze zelf. Dat verhoogt hun zelfverzekerdheid en trots. Zo kunnen ze elke verandering aan. Weten hoe de adoptie-coach werkt? Klik hier voor een demo.

7. Houd talent binnen je organisatie

Talent blijft binnen. Want wanneer zij in een dynamische en wendbare omgeving werken, waar de nieuwste technologieën worden gebruikt, dan profiteren ze van hun eigen ontwikkeling. Hebben werknemers geen tools om te leren, dan kan de ontwikkeling niet plaatsvinden en zullen zij vertrekken. De Cloud Workplace heeft deze tools en houdt dus talent binnen. Je leest er meer over in dit artikel.

8. Met een Cloud Workplace hoef je nooit meer te upgraden

Een Cloud Workplace is altijd up to date en wordt doorlopend vernieuwd. Dus geen grote upgrades meer. Dat betekent meer tijd en geld overhouden voor innovaties en dus digitale vooruitgang. Hoe dat precies zit leer je in dit webinar.

9. Maak maximaal gebruik van technologie binnen Azure

Wanneer je met de werkplek in de Microsoft cloud zit, en dus ook met een (groot) deel van je applicaties, data en ICT-besturing, kun je maximaal gebruik maken van de technologieën die op Azure beschikbaar zijn, zoals Predictive, Big Data Analytics, AI en Machine Learning. Dat maakt je ontdekkingsreis naar digitale transformatie toegankelijk. Wil je weten wat je allemaal kan met Azure? Bekijk dan dit webinar.

Kortom, de Rapid Circle Cloud Workplace bevrijd je van oude ICT. Het geeft een vernieuwingsboost die verder gaat dan de werkplek alleen. Talent blijft behouden en de organisatie wordt digitaal vaardiger. Dit is cruciaal voor digitale vooruitgang, want die wordt door alle medewerkers samen bereikt en bedacht.