With 4000 employees and 1000 volunteers, Carinova provides home care, residential care, domestic help and informal care support to 12,000 clients in Overijssel. We helped Carinova migrate their data center and workplace to Azure and Microsoft 365. But innovation is never finished and the technical migration is not the end goal, but the beginning of the journey.
INNOVEREN IS MEER DAN TECHNOLOGIE
Na het succes van deze migratie is Carinova, samen met ons, verder aan het kijken. Want de centrale uitdaging voor de toekomst van de zorg is duidelijk. Michael Hemminga, Directeur Bedrijfsvoering bij Carinova, vat het samen: “De krapte op de arbeidsmarkt zal niet kleiner worden. We zitten in de ‘dubbele vergrijzing’. We kijken dus goed om ons heen, op zoek naar slimme technologie en nuchtere innovatie.”
Johan Arnold, Manager ICT bij Carinova, heeft een heldere visie op wat innovatie in de zorg betekent: “Je hebt technologische innovaties, zoals Microsoft 365, maar je moet ook op andere fronten innoveren. Effectiever samenwerken, schaalvergroting… Dat zijn belangrijke innovaties van je organisatie. Die ondersteun je dan met goede IT.”
Michael: “We werken bijvoorbeeld met buurtconciërges. Zij leveren pakketjes af, maar ze helpen mensen in de wijk ook om de juiste zorg te krijgen. Zo kunnen we cliënten beter ondersteunen en kunnen ze langer thuis blijven wonen. Wij willen zo’n buurtconciërge goed toerusten voor die taken. Achter een succesvolle medewerker staat altijd goede IT.
Nooit meer te weinig werkplekken
Belangrijke resultaten van de migratie zijn de flexibiliteit van werk en de mobiele beschikbaarheid van data. Johan: “We hadden eigenlijk altijd te weinig werkplekken. Nu heeft iedereen een iPad en niemand hoeft meer heen en weer te lopen naar een werkplek. Daardoor hebben we ook geen kladpapiertjes meer die kwijtraken.”
Michael: “Een goede werkplek, een goed device. Dat zijn de randvoorwaarden. Door de samenwerking met Rapid Circle zijn we op dat gebied nu professioneler toegerust. Dankzij Teams is iedereen ook veel beter bereikbaar en kunnen we vergaderingen beter plannen, met minder heen en weer rijden tussen locaties.”
Volgens Carinova heeft een goede digitale werkplek ook invloed op werving en verloop van personeel. Michael: “Ik zeg niet dat mensen hier komen werken, omdat ze de IT zo mooi vinden…” “Behalve dan dat iedereen een iPad krijgt,” onderbreekt Johan hem. “Dat helpt wel.” “Ja, daar hebben mensen het thuis wel over ja. En het is verder in ieder geval geen minpunt meer. Mensen zijn nu een stuk blijer met hoe we het voor elkaar hebben dan voor de migratie.”
Hoe ga je al die ruimte gebruiken?
Het technisch beheer is grotendeels verdwenen, data zijn beter beschikbaar en er is ruimte voor innovatie. Hoe ga je al die ruimte gebruiken? Michael: “De volgende stap is opschalen. We doen nu bijvoorbeeld 2-3% van de afspraken via beeldbellen, maar we denken dat dat naar 30% kan. De technologie is er. Nu moeten we het nog echt gaan gebruiken.”
Johan: “Door de technologie groot in te zetten, willen we de zorg voor cliënten en het ondersteunen van onze mensen echt beter doen. Zorgen dat medewerkers betere apps krijgen bijvoorbeeld, zodat ze hun dagelijks werk kunnen doen met een minimaal aantal klikken. De infrastructuur daarvoor hebben we nu gewoon.”
Eén innovatieproject dat loopt is ‘De basis op orde’. Dat project moet zorgen dat alle nieuwe IT niet alleen goed werkt, maar ook goed samenwerkt. Een ander project, ‘Plannen en Roosteren’, richt werkprocessen optimaal in op de nieuwe infrastructuur. Een project met IT-inbreng, maar vooral met een belangrijke cultuur- en organisatiecomponent, omdat de manier van werken ter discussie staat. Het doel: een effectievere organisatie met minder waste en optimale inzet van de beschikbare mensen.
Verder werkt IT nauw samen met pilotteams. Die werken innovatieve ideeën uit en testen ze op kleine schaal. Zijn die tests succesvol, dan helpt IT ze om op te schalen.
Johan: “De vraag is altijd: wie doet wat? Domotica zijn een goed voorbeeld. Dat was altijd de verantwoordelijkheid van Gebouwen. Maar IT heeft daar natuurlijk ook verantwoordelijkheden in. En omdat je steeds meer verantwoordelijkheden deelt, zoek je elkaar vaker op. De eilandjes verdwijnen en je werkt beter samen.”
Ook de samenwerking moet veranderen
Nu de migratie voltooid is, verandert ook de samenwerking tussen Carinova en Rapid Circle. Johan: “We hebben samen de migratie opgestart en afgerond. Nu moeten we verder kijken. Hoe kunnen we elkaar het beste helpen? Zij ondersteunen nu bijvoorbeeld onze support-medewerkers en we wisselen continu van gedachten op operationeel-tactisch niveau. Ze helpen ons ook om software beter te gebruiken en processen te verbeteren, zoals met Bookings. Dat maakt het boeken van afspraken nu veel makkelijker. En Forms, dat zetten we in om snel informatie uit de teams te halen.”
Michael: “Hun opdracht wordt breder en ze ontwikkelen zich tot een echte IT-partner. Ze leveren bijvoorbeeld ook devices nu, met de adoptie die daarbij hoort. Rapid Circle heeft daar veel ervaring mee. Ze zeiden bijvoorbeeld: reserveer een half uur per persoon voor het leren werken met de iPad. Wij dachten: iedereen weet toch hoe een iPad werkt? Maar daar hadden ze toch echt gelijk in. Daardoor loopt zo’n adoptie gewoon stukken beter. Maar ook het beheer via InTune doen ze. Wij hadden één collega die zich daarin had verdiept en dat goed kon. Maar het is geen lekker gevoel om maar één iemand te hebben die weet hoe het werkt. Het voelt nu zekerder, omdat er een professionele partner op zit.”
“Rapid Circle heeft veel klanten in de zorg. Ze verbinden die ervaringen met elkaar en delen die kennis met ons. En wat ze bij ons leren, gebruiken ze weer bij andere klanten.”, aldus Michael.
Blijf op de hoogte en ontvang meer succesverhalen
